Архив обычно сообщает о нехватке места довольно буднично. Одну папку кладут горизонтально, другую относят в соседний кабинет, а коробку с прошлогодними договорами оставляют на полу. Сам шкаф ещё закрывается, но работать с ним уже неудобно.
Так бывает, когда шкаф выбирают по внешним размерам. Для расчёта нужны другие данные: сколько места документы занимают сейчас, как быстро прибавляются и кто достаёт их в течение дня.
Фраза «нужны два шкафа» начинает расчёт не с того конца
Количество шкафов уже похоже на ответ, хотя задача ещё не описана. В бухгалтерии могут храниться широкие регистраторы, в отделе кадров тонкие личные дела, а в проектном отделе папки нестандартного формата. Одинаковая длина полки вместит разное количество таких документов.
Посчитайте полки обычной рулеткой
Считать папки поштучно удобно только тогда, когда они одной толщины. В живом архиве это редкость. Поставьте документы так, как они будут храниться, измерьте занятую длину каждой полки и сложите результаты.
Не забудьте про временные места. Документы в коробках, на открытом стеллаже и в соседнем кабинете тоже войдут в новый шкаф. Иначе расчёт получится аккуратным только на бумаге.
Сложите занятую длину всех полок и временных мест хранения.
Пример расчёта без запаса «на глаз»
Допустим, папки занимают 8,4 погонного метра. За прошлый год архив вырос на 1,6 метра. Если компания выбирает шкаф на два года и темп не меняется, ей потребуется около 11,6 метра полезной длины полок. Из этого объёма можно вычесть только те документы, которые действительно будут списаны или переданы.
Цифры в примере условные, но способ работает с любым архивом. Бухгалтерия, кадровая служба и проектный отдел растут с разной скоростью, поэтому единый процент запаса часто ошибается.
К текущей полочной длине прибавьте ожидаемый прирост за выбранный срок и учтите подтверждённое выбытие.
Теперь можно сравнивать металлические шкафы
Два архивных шкафа одинаковой ширины снаружи могут отличаться по вместимости. Смотрите на внутреннюю полезную ширину, число рабочих уровней и высоту папок. Переставные полки помогают подогнать пространство под формат документов, но шаг регулировки у моделей различается.
- Полезная ширина внутри
- Число полок в комплекте
- Нагрузка по паспорту
- Шаг перестановки полок
- Глубина под формат папок
- Место для открывания дверей
Толщина металла на фотографии не говорит, сколько выдержит полка. Нагрузку проверяют в паспорте конкретной модели.
Откройте дверь на плане помещения
Распашные двери дают полный доступ к содержимому, зато требуют свободного места перед шкафом. На плане это легко пропустить. Проверьте весь маршрут: сотрудник подходит, открывает створку, достаёт папку, разворачивается и уходит. В этот момент дверь не должна перекрывать проход или соседний стол.
Та же проверка пригодится при заносе. Измерьте дверной проём, повороты, лестницу или лифт, плинтусы и радиаторы. Для высокой металлической мебели заранее уточните требования производителя к основанию, выравниванию и креплению.
Что отправить поставщику
Хорошая заявка помещается на одной странице. Укажите город поставки, форматы документов, текущую полочную длину, прирост за выбранный период, частоту доступа, требования к замку и размеры места установки. Добавьте путь заноса и известные ограничения по креплению.
С таким описанием уже можно сравнивать реальные модели. В каталоге МЕТАЛЛКОРП собраны металлические шкафы для документов. Компания находится в Екатеринбурге, условия поставки по России уточняются для выбранной комплектации и города.
Сравните шкафы после замеров
Сопоставьте подготовленные данные с полезной вместимостью, компоновкой и паспортными характеристиками моделей.
Посмотреть шкафы для документовЧастые вопросы
Сколько папок помещается в архивный шкаф?
Вместимость зависит от полезной ширины полок и толщины папок. Надёжнее измерить документы в погонных метрах и сравнить результат с суммарной длиной полок выбранной модели.
Какой запас вместимости нужен?
Возьмите фактический прирост архива за сопоставимый период и выберите срок расчёта. Универсальный процент без данных может привести к дефициту места или покупке лишнего объёма.
Защищает ли металлический шкаф документы от пожара?
Обычный архивный шкаф нельзя считать огнестойким. Для защиты от пожара выбирают оборудование соответствующего класса и проверяют подтверждающие документы.
Нужно ли крепить шкаф?
Это зависит от модели, основания, высоты и загрузки. Следуйте инструкции производителя и требованиям к месту установки.
Что указать поставщику?
Форматы документов, текущую полочную длину, прирост, режим доступа, размеры помещения, путь заноса и требования к замку.